Manajemen Keuangan Warung

Pak T seorang pemilik warung di Bandung. Hari-harinya banyak dihabiskan di warungnya itu.

Suatu hari ia terlihat seperti sedang sibuk mengotak-atik beberapa buku catatannya. Ketika saya dekati, pak T mengatakan ia agak kebingungan mengurusi catatan hutang pembeli yang tercecer. Ia juga selalu mencatat daftar belanjaan di kertas-kertas yang berceceran. Selain itu, catatan pengeluaran untuk pembayaran barang-barang dagangan titipan juga dituliskan di berbagai buku.

Kita tahu bahwa sulit untuk mendapatkan keuntungan dari usaha warung, kecuali untuk warung yang sudah memiliki banyak pelanggan atau warung besar/toko.

Dari satu bungkus rokok, pak T hanya mengambil untung Rp. 1000-2000. Tapi ketika rokok dijual ketengan, maka keuntungan itu akan datang sedikit lambat. Apalagi jika ada pembeli yang membeli rokok ketengan, tapi ngutang. Sama halnya dengan produk-produk seperti shampoo, pak T harus menjual satu rentet dulu untuk untung yang tidak seberapa.

Masalah lainnya adalah seorang kerabatnya yang sulit dilarang, terlalu banyak menghabiskan rokok dan kopi dari warung tanpa membayar. Itu pelanggaran berat bagi sebuah warung yang profesional.

Dari satu produk, pak T mengambil keuntungan sekitar Rp. 200 -- Rp. 2000 saja. Karena itu warungnya harus ramai pembeli dengan penjualan yang banyak juga setiap harinya agar bisa untung. Jika untuk balik modal, sepertinya membutuhkan waktu yang lebih lama lagi.

Saya lalu pulang dan kembali ke warungnya dengan dua buah buku kosong, serta satu masukan: Bahwa warungnya harus memiliki manajemen keuangan yang baik dan disiplin yang tinggi. Saya menyarankan ia untuk membuat pembukuan sederhana untuk mengelola warungnya.

Sistem akuntansi sederhana warung

Pertama, jika ingin betul-betul profesional, ia akan harus membuat daftar barang dagangan serta catatan arus keluar-masuk per produk, seperti di mini market. Tapi jika tidak, bisa di-skip dulu.

Selanjutnya, untuk mengawali pembukuan, pemilik warung dapat merekayasa sistem double entry pada akuntansi. Ia cukup membuat satu tabel sederhana dengan 3 kolom: Transaksi, Debit dan Kredit. Tujuannya adalah menyederhanakan seluruh catatan keuangan warung seefektif dan seefisien mungkin.

Pengertian dasarnya: Transaksi adalah kegiatan warung yang mengakibatkan harta pemilik warung (uang atau barang dagangan) bertambah atau berkurang; Debit adalah catatan keuangan ketika harta bertambah; dan Kredit adalah catatan keuangan ketika harta berkurang; jumlah total Debit dan Kredit tidaklah harus sama, karena mereka bukanlah merupakan nilai untung-rugi seperti dalam akuntansi.

Tetapi sebelumnya, pemilik warung harus menentukan jumlah awal uang kas warung (saldo) dan pisahkan dengan keuangan pribadi. Lalu buat tabelnya.

Transaksi. Catat semua transaksi penjualan dan pembelian serta hutang-piutang pembeli di kolom ini. Yang termasuk dalam transaksi warung adalah pembelanjaan barang untuk dijual (dari grosir/pasar), pembayaran untuk barang titipan, penjualan kepada pembeli dan termasuk hutang pembeli. Termasuk juga konsumsi barang dagangan tanpa adanya pembayaran. Juga pengambilan uang warung untuk pribadi (seperti dividen dalam Akuntansi).

Debit. Catatan nilai nominal pada kolom Debit dilakukan jika pemilik warung menerima uang. Ini termasuk penjualan barang dagangan kepada pembeli. Termasuk juga pembayaran hutang oleh pembeli. Sebagai awal, nilai nominal yang dicatat dari penjualan bisa hanya jumlah total pembelian pembeli saja, ke depannya bisa lebih detil per item.

Kredit. Catatan nilai nominal pada kolom Kredit dilakukan jika pemilik warung mengeluarkan uang. Ini termasuk pembelian barang dagangan dari grosir/pasar dan pembayaran barang titipan. Termasuk hutang pembeli. Termasuk juga konsumsi barang dagangan tanpa adanya pembayaran (dituliskan nominalnya). Termasuk juga pengambilan uang untuk keperluan pribadi pemilik warung.

Satu tabel debit-kredit sederhana ini dibuat berdasarkan seluruh kegiatan transaksi warung per satu hari. Nilai nominal dari total kolom Debit, itulah yang akan menjadi tambahan nilai uang kas warung pada esok harinya. Sedangkan nilai total kolom Kredit, itulah yang harus diwaspadai.

Catatan: total Debit maupun Kredit bukanlah nilai untung-rugi, tetapi mereka merupakan bahan penting untuk mengukur untung-rugi pada saat evaluasi; dan jumlah total Debit-Kredit tidak harus sama.

Dalam satu bulan, semua tabel harian tersebut dapat digunakan untuk evaluasi keuangan warung:

• Berapa banyak kebutuhan belanja di grosir/pasar dalam satu bulan. Jika catatannya rapi dan detil, maka pemilik warung bisa menentukan produk apa saja yang paling laku.
• Berapa besar pembayaran barang titipan dalam sebulan. Jika catatannya rapi dan detil, maka pemilik warung bisa melakukan evaluasi per produk titipan.
• Berapa banyak penjualan dalam sebulan. Jika catatannya rapi dan detil, maka pemilik warung dapat juga menganalisa pada hari apa saja warungnya melayani banyak pembeli dan produk apa saja yang dicari pada saat itu. Sehingga dapat juga membuat jadwal belanja ke grosir/pasar yang lebih sesuai.
• Catatan hutang pembeli yang rapi dan detil dapat menjadi acuan kebijakan pemberian hutang kepada pembeli dengan lebih tepat guna. Contohnya agar hutang pembeli menjadi investasi, bukan menjadi kerugian atau keterlambatan pendapatan laba.
• Memperkirakan berapa banyak uang yang bisa digunakan untuk pribadi. Secara profesional, uang yang bisa diambil hanya yang merupakan laba dari penjualan produk, sedangkan modal untuk dibelanjakan lagi. Tapi dalam kehidupan warung, jarang sekali ada yang melakukan sistem seperti itu.
• Dan pastinya evaluasi laba-rugi kegiatan warung.
• Hal-hal semacam itu.

Biar warung kecil, asal profesional. Untuk apa kita usaha jika tidak tahu laba-rugi usaha kita? Untuk apa usaha jika tidak menghasilkan? Semua tergantung bagaimana cara kita mengelola usaha kita; dan manajemen keuangan yang buruk bagi sebuah warung bisa mengakibatkan kerugian yang besar, tanpa disadari.

Pembukuan sederhana untuk warung seperti ini tidak mutlak, tapi tidak ada salahnya bereksperimen dengan metode-metode tata kelola keuangan yang baik.